Skontaktuj się z nami
Powiedz nam w czym mamy Ci pomóc
Spółka może mieć gotówkę. Problem zaczyna się wtedy, gdy pieniądze istnieją tylko w księgach. W bilansie widnieje wysoka kwota, a zarząd nie potrafi wskazać, kto ją przechowuje ani na co została wydana. To nie jest jedynie kłopot z jedną pozycją raportu. Takie saldo może zniekształcać obraz majątku i ukrywać nierozliczone pobrania pieniędzy.
Spis treści
Prezes wypłaca z rachunku spółki 8 000 zł. Wyciąg potwierdza wyjście pieniędzy z banku, ale sam nie dowodzi zakupu firmowego ani wypłaty należnego wynagrodzenia. Trzeba ustalić, co naprawdę nastąpiło: przyjęcie do kasy, przekazanie zaliczki do rozliczenia czy inna operacja.
Jeżeli pieniądze trafiły do osoby, która miała zapłacić dostawcy, potrzebne jest rozliczenie tej osoby. Jeżeli nadal fizycznie są w kasie, powinno dać się je policzyć. Jeżeli zostały wydane prywatnie, nie wolno udawać, że nadal leżą w firmowym sejfie. Księgi powinny odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia. [UoR, art. 20-24]
W spółce z o.o., PSA czy S.A. pieniądze należą do spółki. Wspólnik nie nabywa prawa do dowolnego pobierania ich dlatego, że ma wszystkie udziały albo akcje. Wypłata powinna mieć rzeczywistą podstawę: na przykład prawidłowo ustalone wynagrodzenie, zwrot udokumentowanego wydatku albo należną dywidendę. Każda z tych podstaw ma własne warunki.
Również handlowa spółka osobowa ma własny majątek. Prawo wspólnika do udziału w zysku nie uzasadnia dowolnego opisywania każdego pobrania jako kosztu działalności. Z kolei w JDG wypłata na prywatne potrzeby właściciela nie jest kosztem uzyskania przychodów tylko dlatego, że nastąpiła z rachunku używanego w firmie. [KSH, art. 8, 12 i 191-198; ustawa o PIT, art. 22]
| Zdarzenie | Co trzeba ustalić? | Czego sam dokument nie dowodzi? |
|---|---|---|
| Wypłata z banku | Kto otrzymał środki i w jakim celu | Wyciąg nie potwierdza kosztu |
| Zaliczka na zakup | Odbiorca, termin i sposób rozliczenia, dokumenty zakupu | Samo pobranie nie oznacza wykonania zakupu |
| Zapłata gotówką dostawcy | Rzeczywista zapłata, dokument transakcji, dopuszczalność płatności gotówkowej | Faktura z terminem płatności nie zawsze potwierdza zapłatę |
| Prywatna płatność za spółkę | Czyj był obowiązek, czego dotyczył wydatek, należny zwrot | Prywatny przelew nie przesądza automatycznie o prawie do kosztu i VAT |
| Wypłata wspólnikowi | Tytuł, wymagane decyzje, rozliczenie podatkowe | Opis „dla właściciela” nie zastępuje podstawy wypłaty |
Stan gotówki w kasie podlega sprawdzeniu zgodnie z zasadami inwentaryzacji. Spis powinien pokazywać pieniądze faktycznie dostępne w określonym miejscu i czasie. Jeśli kwota z ksiąg jest inna, trzeba wyjaśnić różnicę i prawidłowo ją rozliczyć. Kierownik jednostki odpowiada za organizację rachunkowości również wtedy, gdy księgi prowadzi zewnętrzne biuro. [UoR, art. 4 ust. 5 oraz art. 26-27]
Przykład: księgi pokazują 120 000 zł w kasie, a fizycznie jest 4 000 zł. Nie oznacza to automatycznie, że brakujące 116 000 zł można wpisać w koszty. Trzeba odtworzyć przepływy, rozliczyć osoby pobierające środki i ustalić, czy brakuje dokumentów, błędnie zaksięgowano operacje czy powstała należność od określonej osoby.
Przepisy wymagają rozliczenia przez rachunek płatniczy transakcji między przedsiębiorcami, gdy jej jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, niezależnie od liczby wynikających z niej płatności. To nie jest ogólny zakaz posiadania w kasie większej sumy. Podzielenie jednej transakcji na mniejsze wypłaty nie usuwa tej zasady. [Prawo przedsiębiorców, art. 19]
Zacznij od wyciągów, raportów kasowych, dokumentów zakupów i listy osób pobierających środki. Ustal rzeczywisty stan, oddziel nierozliczone zaliczki od gotówki i uzgodnij korekty na podstawie dowodów. Nie twórz fikcyjnych dokumentów ani umów z nieprawdziwą datą, żeby dopasować rzeczywistość do konta księgowego.
Sprawdź w swojej firmie: Czy potrafisz dziś wskazać, gdzie znajduje się każda istotna kwota wykazana jako gotówka i kto odpowiada za jej przechowywanie?
Materiał ma charakter informacyjny i opisuje ogólne zasady. Obowiązki konkretnej firmy zależą także od jej umowy, składu wspólników, działalności i sytuacji finansowej. Stan opracowania: 15 września 2026 r.
Przekaż zestawienie salda kasy i rozliczeń wspólników. Ustalimy zakres prac potrzebnych do ich uzgodnienia.