Liczby powinny wyjaśniać sytuację firmy, a nie tworzyć kolejne pytania

Nie da się przygotować wiarygodnego bilansu wyłącznie przez przeniesienie sald do formularza. Trzeba sprawdzić należności i zobowiązania, środki trwałe, finansowanie, rozliczenia międzyokresowe, zapasy, podatki, wynik oraz zdarzenia dotyczące przełomu roku. Część danych pochodzi z księgowości, a część musi dostarczyć lub potwierdzić kierownik jednostki.

Dlatego prowadzimy zamknięcie według listy kontrolnej. Wskazujemy dokumenty, oświadczenia i decyzje wymagane od klienta, uzgadniamy salda i omawiamy pozycje, które mogą istotnie wpływać na obraz jednostki. Sprawozdanie nie jest wyłącznie zadaniem biura. Jest wspólnym procesem, w którym odpowiedzialności muszą być jasno rozdzielone.

• przygotowanie harmonogramu zamknięcia okresu lub roku;
• weryfikację kompletności danych księgowych potrzebnych do sprawozdania;
• uzgadnianie kluczowych kont i zestawień;
• przygotowanie bilansu;
• przygotowanie rachunku zysków i strat w wariancie właściwym dla jednostki;
• przygotowanie informacji dodatkowej na podstawie ksiąg i informacji przekazanych przez kierownika jednostki;
• przygotowanie zestawienia zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych, jeżeli są wymagane lub zamówione;
• sporządzenie sprawozdania w wymaganej strukturze elektronicznej;
• przekazanie dokumentu do podpisów przez właściwe osoby;
• przygotowanie pakietu danych do zatwierdzenia i złożenia przez osoby uprawnione;
• przygotowanie danych dla niezależnego audytora, jeśli sprawozdanie podlega badaniu;
• opracowanie bilansu i rachunku wyników za okresy śródroczne;
• przygotowanie raportów dla banku, inwestora, właścicieli lub zarządu;
• porównanie okresów oraz wyjaśnienie istotnych zmian w uzgodnionym zakresie.

Sprawozdania finansowe sporządza się w postaci elektronicznej, a wiele podmiotów przygotowuje je również w określonej strukturze logicznej i formacie. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przekazują sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych po ich zatwierdzeniu. Inne podmioty mogą mieć odmienny tryb i adresata wysyłki.

Po naszej stronie może pozostawać przygotowanie pliku, sprawdzenie zgodności danych, przekazanie instrukcji podpisu i zebranie dokumentów potrzebnych do procesu. Odpowiednie osoby w jednostce zachowują swoje ustawowe role dotyczące sporządzenia, podpisania, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania. Na początku ustalamy, kto wykonuje poszczególne czynności techniczne.

Roczne sprawozdanie jest potrzebne, ale dla bieżącego zarządzania bywa zbyt rzadkie i zbyt formalne. Firma może potrzebować co miesiąc albo co kwartał prostszego raportu, który odpowiada na konkretne pytania:

• jaki wynik osiągnęła firma w tym okresie;
• które grupy kosztów najbardziej się zmieniły;
• jak wyglądają należności i zobowiązania;
• jaka część należności jest przeterminowana;
• jak zmieniło się zadłużenie i finansowanie;
• czy salda banków i kas są uzgodnione;
• jak wygląda realizacja projektu, oddziału lub innego obszaru ewidencji;
• jakie dane trzeba przygotować dla banku lub finansującego.

Najpierw ustalamy, do jakiej decyzji raport ma służyć. Dopiero potem dobieramy jego układ. Nie tworzymy rozbudowanej tabeli tylko po to, żeby wyglądała profesjonalnie. Raport ma być regularny, porównywalny i zrozumiały dla osoby, która z niego korzysta.

Banki, leasingodawcy, grantodawcy albo inwestorzy często proszą o dane za konkretny okres, w określonym układzie lub wraz z dodatkowymi zestawieniami. Możemy przygotować bilans, rachunek zysków i strat, zestawienia obrotów i sald, informacje o należnościach, zobowiązaniach, kontraktach lub inne dane możliwe do uzyskania z prowadzonych ksiąg.

Przed przyjęciem zlecenia prosimy o dokładny wzór albo treść warunku. Dzięki temu klient nie otrzymuje raportu, który formalnie wygląda dobrze, ale nie odpowiada wymaganiom odbiorcy. Jeżeli instytucja oczekuje potwierdzenia lub opinii podmiotu posiadającego szczególne uprawnienia, informujemy o potrzebie zaangażowania właściwego specjalisty.

Doświadczenie w księgowości pozwala nam patrzeć na sprawozdanie od strony źródłowych zapisów, a nie tylko końcowego pliku. Małgorzata Seyfried-Wicha pracuje w księgowości od 1993 roku, posiada certyfikat księgowy Ministra Finansów, a Krakowskie Biuro Rachunkowe działa od 2005 roku.

Pracujemy z różnymi rodzajami jednostek oraz potrzeb raportowych. Potrafimy przygotować formalne sprawozdanie, ale także wyjaśnić, dlaczego wynik różni się od stanu środków na rachunku, skąd bierze się zmiana kapitału albo dlaczego saldo rozrachunków wymaga potwierdzenia. Jeżeli firma współpracuje z niezależnym audytorem, bankiem lub biurem przejmującym księgi, przygotowujemy uporządkowane dane i odpowiedzi w zakresie prowadzonych ewidencji.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie podpisują osoby wskazane w obowiązujących przepisach dla danego rodzaju jednostki. Przed przekazaniem pliku ustalamy skład organów i sposób reprezentacji, aby klient wiedział, czyje podpisy są potrzebne. Samo przygotowanie techniczne przez biuro nie zastępuje podpisów właściwych osób.

Czy biuro składa sprawozdanie do KRS

Możemy wspierać techniczny proces złożenia, jeżeli zostało to uzgodnione i dostępne są potrzebne uprawnienia, dokumenty oraz podpisy. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przekazują sprawozdanie do właściwego repozytorium po zatwierdzeniu, a termin złożenia jest powiązany z datą zatwierdzenia.

Czy przygotowujecie rachunek przepływów pieniężnych

Tak, jeśli jest wymagany albo zamówiony. Zakres prac zależy od jakości danych i możliwości przypisania przepływów do właściwych kategorii. W niektórych jednostkach potrzebne są dodatkowe uzgodnienia poza standardowym zamknięciem ksiąg.

Czy możecie poprawić odrzucone e-sprawozdanie

Tak, po sprawdzeniu komunikatu, wersji struktury, danych i podpisów. Najpierw ustalamy, czy przyczyna jest techniczna, formalna czy wynika z treści sprawozdania. Jeśli plik przygotowało inne biuro, prosimy także o dokumenty źródłowe i wersję, która została odrzucona.

Czy przygotujecie bilans i rachunek wyników za kwartał dla banku

Tak. Potrzebujemy dokładnej daty, oczekiwanego układu oraz informacji, czy bank wymaga dodatkowych raportów lub podpisów. Termin realizacji zależy od kompletności ksiąg za dany okres.

Czy usługa obejmuje badanie sprawozdania

Nie. Badanie sprawozdania wykonuje niezależny podmiot posiadający odpowiednie uprawnienia. Możemy przygotować sprawozdanie, dane i wyjaśnienia dotyczące prowadzonych ksiąg oraz współpracować z audytorem wybranym przez jednostkę.

Napisz, dla jakiego podmiotu i okresu potrzebujesz danych, kto będzie ich odbiorcą i jaki jest termin. Sprawdzimy dostępność informacji, ustalimy zakres i przygotujemy wycenę.

Zapytaj o sprawozdanie lub raport