Skontaktuj się z nami
Powiedz nam w czym mamy Ci pomóc
Sprawozdanie zostało przygotowane przez księgowość i podpisane elektronicznie. Czy rok można uznać za zamknięty? Jeszcze nie. Trzeba odróżnić sporządzenie i podpisanie dokumentu od jego zatwierdzenia, podziału wyniku oraz złożenia we właściwym miejscu.
Spis treści
| Czynność | Co oznacza? |
|---|---|
| Sporządzenie | Przygotowanie dokumentu na podstawie danych ksiąg, z uwzględnieniem czynności zamknięcia roku |
| Podpisanie | Podpis osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg, i kierownika jednostki według właściwych zasad |
| Zatwierdzenie | Decyzja organu zatwierdzającego o sporządzonym sprawozdaniu |
| Złożenie | Przekazanie wymaganego kompletu do właściwego rejestru lub organu |
Jeśli sprawozdanie podlega badaniu, badanie powinno poprzedzić zatwierdzenie. Sam podpis prezesa nie jest głosem oddanym przez wspólnika nad uchwałą, nawet jeśli obie role pełni jedna osoba. [UoR, art. 52-53 i 69]
Tabela dotyczy zwykłego zatwierdzenia rocznego sprawozdania, bez jednoczesnej zmiany umowy/statutu lub innych czynności wymagających szczególnej formy. W spółkach bez pełnych ksiąg nie zakładamy istnienia sprawozdania finansowego z UoR.
| Forma | Organ zatwierdzający | Notariusz przy typowej uchwale zatwierdzającej |
|---|---|---|
| Z o.o. | Zgromadzenie wspólników; w jednoosobowej, jedyny wspólnik wykonujący te uprawnienia | Co do zasady nie |
| PSA | Akcjonariusze zgodnie z właściwym trybem podejmowania uchwał | Co do zasady nie |
| S.A. | Walne zgromadzenie | Tak, protokół notarialny uchwał walnego |
| S.K.A. | Walne zgromadzenie | Tak, odpowiednie stosowanie przepisów S.A. |
| Jawna na pełnych księgach | Wspólnicy | Brak ogólnego wymogu notarialnego dla samego zatwierdzenia |
| Partnerska na pełnych księgach | Wspólnicy/partnerzy | Brak ogólnego wymogu notarialnego dla samego zatwierdzenia |
| Komandytowa | Wspólnicy | Brak ogólnego wymogu notarialnego dla samego zatwierdzenia |
| Cywilna na pełnych księgach | Wspólnicy | Brak ogólnego wymogu notarialnego dla samego zatwierdzenia |
| JDG na pełnych księgach | Przedsiębiorca | Nie jest to uchwała zgromadzenia spółki |
[Podstawy: UoR, art. 3 ust. 1 pkt 7 i art. 53; KSH, art. 231, 248, 300⁸², 300¹⁰⁰, 395, 421 oraz 126 i 146]
W S.A. notariusz protokołuje uchwały walnego zgromadzenia. W PSA zwykłe uchwały są protokołowane według jej własnych przepisów; wymóg notarialny dotyczy m.in. zmian umowy spółki. Dlatego zaplanowanie zwykłego zatwierdzenia w PSA tak jak w S.A. może prowadzić do niepotrzebnych założeń organizacyjnych.
Odwrotne uproszczenie również jest ryzykowne: z tego, że w PSA nie potrzeba notariusza przy samym zatwierdzeniu, nie wynika możliwość pominięcia go przy wszystkich jej czynnościach. Liczy się dokładna treść decyzji lub umowy.
Sprawozdanie sporządza się zasadniczo do końca trzeciego miesiąca po dniu bilansowym, a zatwierdza do końca szóstego. Dla roku zakończonego 31 grudnia oznacza to odpowiednio 31 marca i 30 czerwca kolejnego roku, z uwzględnieniem szczególnych przepisów mających zastosowanie do danej jednostki.
Jednostka objęta art. 69 składa dokumenty do rejestru sądowego w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. 15 lipca nie jest wspólnym terminem dla wszystkich zatwierdzeń. Jeżeli zatwierdzenie odbyło się wcześniej, wcześniej biegnie piętnastodniowy termin. [UoR, art. 52, 53 i 69]
Brak zatwierdzenia w ustawowym terminie nie pozwala czekać bez końca ze złożeniem. W jednostkach objętych art. 69 należy złożyć niezatwierdzone sprawozdanie w ciągu 15 dni po terminie zatwierdzenia, a następnie dokumenty po zatwierdzeniu, ponownie w ciągu 15 dni od tej decyzji.
Nie należy tworzyć fikcyjnej uchwały z wcześniejszą datą, żeby dopasować dokumenty do kalendarza. Trzeba ustalić rzeczywisty stan i prawidłowo wykonać zaległe czynności.
Zatwierdzenie sprawozdania, przeznaczenie zysku lub pokrycie straty i absolutorium to różne decyzje. Dochodzi właściwe sprawozdanie z działalności, jeżeli jest wymagane. Uproszczenia dla jednostek mikro i małych trzeba zastosować zgodnie z warunkami i kompetencjami organów.
Sprawdź w swojej firmie: Czy masz podpisany właściwy plik, uchwałę rzeczywistego organu, wymagany protokół notarialny i potwierdzenie złożenia? Czy podzielono wynik, a nie tylko zatwierdzono bilans?
Materiał ma charakter informacyjny i opisuje ogólne zasady. Obowiązki konkretnej firmy zależą także od jej umowy, składu wspólników, działalności i sytuacji finansowej. Stan opracowania: 15 września 2026 r.
Ustalimy zakres przygotowania dokumentów księgowych do rocznego zamknięcia oraz harmonogram współpracy.