Rozliczenia, w których liczy się całość, nie pojedynczy formularz

Nowe struktury, wersje schem, oznaczenia, uprawnienia i komunikaty techniczne sprawiają, że samo wysłanie pliku nie daje jeszcze pewności, że proces został prawidłowo zakończony. Potrzebne są dane zgodne z dokumentami, właściwy okres, poprawna kwalifikacja transakcji oraz potwierdzenie przyjęcia wysyłki.

Naszym zadaniem jest przełożyć te wymagania na czytelny sposób współpracy. Ustalamy, kto wystawia faktury, kto je odbiera, gdzie trafiają dokumenty kosztowe, jak obsługujemy korekty, kto nadaje uprawnienia i kiedy klient dostaje informację o podatku. Gdy system zwraca błąd, weryfikujemy komunikat i szukamy przyczyny w danych, strukturze lub sposobie wysyłki.

W ramach obsługi księgowej możemy prowadzić rejestry VAT i przygotowywać rozliczenia właściwe dla działalności klienta. Zakres może obejmować między innymi:

• ewidencję sprzedaży i zakupów dla celów VAT;
• przygotowanie i wysyłkę JPK_V7 wraz z odpowiednimi oznaczeniami wynikającymi z dokumentów i informacji klienta;
• rozliczenia transakcji krajowych, wewnątrzwspólnotowych oraz innych transakcji zagranicznych w zakresie obsługiwanym przez biuro;
• przygotowanie informacji VAT-UE i innych formularzy właściwych dla danego rodzaju transakcji;
• rozliczanie importu usług, eksportu, wewnątrzwspólnotowych nabyć lub dostaw, jeśli występują w działalności;
• weryfikację formalną dokumentów otrzymanych do księgowania;
• przygotowanie korekt ewidencji i plików, gdy zidentyfikowana zostanie prawidłowa przyczyna zmiany;
• wsparcie przy rejestracji albo aktualizacji danych VAT w uzgodnionym zakresie.

Przy transakcjach nietypowych potrzebujemy dokumentów i opisu rzeczywistego przebiegu zdarzenia. Sama nazwa kontrahenta lub krótka adnotacja na fakturze nie zawsze pozwala ustalić miejsce opodatkowania, moment obowiązku czy sposób wykazania transakcji.

Rozliczenie CIT wynika z ksiąg rachunkowych, ale wynik bilansowy i podstawa opodatkowania nie zawsze są takie same. Dlatego ważne jest systematyczne rozpoznawanie pozycji, które mogą być ujmowane odmiennie dla celów rachunkowych i podatkowych.

W zależności od zakresu współpracy obsługa może obejmować:

• bieżące ustalanie danych potrzebnych do wyliczenia zaliczek na CIT;
• prowadzenie ewidencji różnic pomiędzy ujęciem bilansowym i podatkowym;
• przygotowanie rocznego zeznania CIT oraz właściwych załączników na podstawie prowadzonych ksiąg i otrzymanych informacji;
• rozliczenia podatku odroczonego, jeżeli jednostka ma taki obowiązek i usługa została uzgodniona;
• identyfikowanie w dokumentach zdarzeń wymagających dodatkowej analizy podatkowej;
• obsługę księgową podmiotów na estońskim CIT, dla których prowadzimy odrębną stronę specjalizacji;
• przygotowanie danych związanych z elektronicznym raportowaniem ksiąg podatkowych.

Bieżąca obsługa CIT nie zastępuje opinii podatkowej dotyczącej planowanej transakcji, restrukturyzacji, ulgi lub spornego zagadnienia. Jeżeli decyzja biznesowa wymaga takiej analizy, wyraźnie ustalamy jej zakres przed podjęciem dodatkowej pracy.

Jednolity Plik Kontrolny nie jest zwykłym załącznikiem generowanym po zakończeniu księgowania. Jego jakość zależy od danych źródłowych, ustawień systemu, oznaczeń i sposobu prowadzenia ewidencji. Ministerstwo Finansów publikuje struktury i narzędzia dla różnych rodzajów JPK, a zakres raportowania zmienia się wraz z przepisami.

W ramach obsługi przygotowujemy pliki właściwe dla klienta, sprawdzamy ich techniczną poprawność w dostępnych narzędziach, wysyłamy je w uzgodnionym zakresie i przechowujemy potwierdzenia. Przy pełnych księgach zwracamy również uwagę na przygotowanie danych do struktur dotyczących ksiąg rachunkowych i podatku dochodowego. Jeśli system zgłasza niezgodność ze schematem XSD, nie poprzestajemy na ponownej wysyłce tego samego pliku. Trzeba ustalić, które pole, wersja formularza albo parametr okresu powoduje odrzucenie.

Krajowy System e-Faktur jest platformą do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dla firmy oznacza to zmianę nie tylko narzędzia, ale też obiegu informacji. Trzeba ustalić, kto może wystawiać faktury, kto nadaje uprawnienia, jak dokument trafia do księgowości, jak obsługiwane są korekty i co robimy w trybach szczególnych lub przy problemie technicznym.

Nasze wsparcie może obejmować:

• rozpoznanie obecnego procesu wystawiania i odbierania faktur;
• ustalenie ról po stronie klienta i biura;
• pomoc w uporządkowaniu uprawnień oraz dostępu do KSeF;
• ustalenie sposobu przekazywania faktur do księgowości i ich powiązania z płatnościami;
• wskazanie danych potrzebnych przy wystawianiu dokumentów;
• obsługę faktur otrzymanych w KSeF w ramach prowadzonej księgowości;
• weryfikację komunikatów błędów i statusów dokumentów;
• ustalenie procesu dla korekt, zaliczek i dokumentów wymagających dodatkowego opisu;
• przygotowanie firmy do pracy w trybach przewidzianych przez system i przepisy;
• współpracę z dostawcą programu, jeżeli problem dotyczy integracji technicznej.

Nie każdy problem KSeF jest problemem księgowym. Część dotyczy uprawnień, certyfikatów, konfiguracji lub integracji oprogramowania. Naszą rolą jest pomóc rozdzielić te obszary i wskazać, jakie dane lub działania są potrzebne po stronie firmy, biura albo dostawcy systemu.

Obsługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i spółek, które chcą powierzyć biuru bieżące rozliczenia wraz z elektronicznym raportowaniem. Szczególnej uwagi wymagają firmy mające transakcje zagraniczne, kilka rodzajów sprzedaży, dużą liczbę faktur, rozliczenia walutowe, zaliczki, korekty, powiązania kapitałowe lub osobowe albo niestandardowy obieg dokumentów.

Możemy włączyć te zadania do pełnej obsługi księgowej albo ustalić wydzielony zakres, jeżeli podział obowiązków pomiędzy firmą i biurem jest jednoznaczny. Przed rozpoczęciem sprawdzamy, czy mamy dostęp do wszystkich danych niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi.

Podatki i raportowanie elektroniczne wymagają doświadczenia księgowego oraz cierpliwości do szczegółów. Krakowskie Biuro Rachunkowe działa od 2005 roku, a Małgorzata Seyfried-Wicha pracuje w księgowości od 1993 roku i posiada certyfikat księgowy Ministra Finansów. W praktyce pracujemy z VAT, CIT, JPK, KSeF, rozliczeniami zagranicznymi i nietypowymi zdarzeniami, które wymagają czegoś więcej niż automatycznego importu.

Klient otrzymuje jasną informację o tym, co wynika z danych, czego brakuje i który element wymaga decyzji. Możemy prowadzić obsługę w Krakowie lub online, także w języku angielskim.

Czy możecie prowadzić tylko VAT lub przygotowywać JPK

Jest to możliwe, jeżeli otrzymujemy kompletne i uporządkowane dane, a odpowiedzialność za pozostałe elementy księgowości jest jasno przypisana. Przed przyjęciem wydzielonej usługi sprawdzamy sposób powstawania danych i ryzyko niespójności z innymi rozliczeniami.

Czy KSeF zastępuje księgowość

Nie. KSeF służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych, natomiast księgowość obejmuje znacznie szerszy zakres dokumentów, zdarzeń, ewidencji i rozliczeń. Faktura z KSeF nadal musi zostać prawidłowo oceniona oraz ujęta w księgach i odpowiednich rejestrach.

Czy biuro może wystawiać faktury w imieniu firmy

Zakres ról i uprawnień można zorganizować na różne sposoby. Najpierw ustalamy, kto zna dane handlowe i odpowiada za treść faktury, a następnie dobieramy bezpieczny proces oraz właściwe uprawnienia. Samo techniczne nadanie dostępu nie powinno zastępować ustalenia odpowiedzialności.

Co robicie, gdy plik JPK zostanie odrzucony

Sprawdzamy komunikat bramki, wersję schemy, dane nagłówkowe i wskazane pola. Po ustaleniu przyczyny poprawiamy plik lub dane źródłowe, ponawiamy wysyłkę i weryfikujemy jej status. Zakres dodatkowej pracy zależy od tego, czy błąd powstał w danych prowadzonych przez nasze biuro, w systemie klienta czy w materiale otrzymanym z zewnątrz.

Czy obsługujecie korekty za wcześniejsze okresy

Tak, po ustaleniu przyczyny korekty i otrzymaniu dokumentów. Jeśli korekta dotyczy okresu prowadzonego przez inne biuro, najpierw sprawdzamy dostępne ewidencje, wysłane pliki i potwierdzenia. Taka praca jest zwykle wyceniana osobno.

Czy pomagacie przy transakcjach zagranicznych

Tak. Obsługa firm działających międzynarodowo jest jedną z naszych specjalizacji. Rodzaj wsparcia zależy od kraju kontrahenta, statusu stron, miejsca wykonania świadczenia, warunków dostawy i posiadanych dokumentów.

Czy ta usługa obejmuje doradztwo podatkowe

Nie. Nie jesteśmy doradcami podatkowymi i nie świadczymy doradztwa podatkowego. Bieżąca obsługa obejmuje przygotowanie rozliczeń na podstawie prowadzonych ksiąg i informacji klienta. W sprawach wymagających porady podatkowej, opinii lub interpretacji możemy wskazać doradcę podatkowego.

Opisz, jakie rozliczenia prowadzisz, z jakich systemów korzystasz i gdzie dziś pojawiają się trudności. Sprawdzimy, jak można uporządkować obieg danych i przygotujemy zakres obsługi.

Zapytaj o VAT, CIT, JPK i KSeF