Możesz zmienić biuro bez samodzielnego układania całego procesu

Nie potrzebujesz długiego uzasadnienia ani sporu z dotychczasową księgowością. Potrzebujesz sprawdzić okres wypowiedzenia, ustalić ostatni miesiąc obsługi i odebrać komplet danych. Komunikacja może być rzeczowa: kto prowadzi dany okres, kiedy nastąpi przekazanie i w jakim formacie mają zostać przygotowane materiały.

Pomagamy nazwać te elementy i przygotować listę. Jeżeli chcesz, możesz przekazać ją dotychczasowemu biuru. Nie przejmujemy automatycznie odpowiedzialności za wcześniejsze okresy, których nie prowadziliśmy, ale możemy sprawdzić przekazane dane pod kątem możliwości zachowania ciągłości i osobno ustalić ewentualne prace porządkowe lub korekty.

• nie wiesz, kto prowadzi Twoją firmę i do kogo kierować pytania;
• odpowiedzi przychodzą dopiero po wielu przypomnieniach;
• informacje o podatkach dostajesz zbyt późno, aby spokojnie zaplanować płatność;
• biuro nie pyta o nietypowe transakcje, chociaż dokumenty nie wyjaśniają ich charakteru;
• nie otrzymujesz zestawień, ewidencji albo potwierdzeń wysyłki;
• dane w księgach są niespójne z bankiem, rozrachunkami lub dokumentami;
• firma urosła, zatrudnia ludzi, prowadzi sprzedaż zagraniczną lub potrzebuje raportów, a dotychczasowy zakres już nie wystarcza;
• chcesz przejść na elektroniczny obieg dokumentów;
• potrzebujesz sprawnej obsługi w języku angielskim;
• masz poczucie, że to Ty stale pilnujesz biura, zamiast biuro pilnowało uzgodnionych procesów.

Pojedyncze opóźnienie albo trudna rozmowa nie zawsze oznaczają konieczność zmiany. Jeżeli jednak brak kontaktu, niejasna odpowiedzialność i powtarzające się błędy stały się standardem, dalsze odkładanie decyzji zwykle zwiększa ilość pracy potrzebnej później.

Dokładna lista zależy od formy księgowości i zakresu działalności. Przy pełnych księgach zwykle potrzebujemy szerszego pakietu niż przy KPiR lub ryczałcie. Może on obejmować:

• umowę z dotychczasowym biurem i informację o okresie wypowiedzenia;
• dane rejestrowe oraz zgłoszenia aktualizacyjne;
• politykę rachunkowości i plan kont;
• księgi, dzienniki, zestawienia obrotów i sald oraz obroty kont;
• bilans otwarcia i dane z zamknięcia poprzedniego roku;
• ewidencje VAT, wysłane JPK, deklaracje i urzędowe potwierdzenia odbioru;
• rozliczenia podatku dochodowego oraz dane potrzebne do zeznań rocznych;
• ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i wyposażenia;
• rozrachunki z kontrahentami, pracownikami, wspólnikami i instytucjami;

• dokumentację pożyczek, leasingów, kredytów, dotacji i innych finansowań;
• wyciągi bankowe, raporty kasowe i uzgodnienia sald;
• dokumentację kadrowo-płacową, zgłoszenia i rozliczenia ZUS;
• korespondencję z urzędami dotyczącą otwartych spraw;
• pełnomocnictwa, uprawnienia i informacje o dostępach do systemów;
• dokumenty dotyczące KSeF, w tym sposób nadania i zakres uprawnień;
• kopie sprawozdań finansowych, uchwał oraz potwierdzeń złożenia;
• listę spraw w toku, korekt i terminów przypadających po przejęciu.

Klient nie musi wiedzieć, które z tych pozycji dotyczą jego firmy. Przygotowujemy listę dopasowaną do konkretnej sytuacji.

Standardowe sprawdzenie przejęcia służy ustaleniu, czy mamy dane niezbędne do kontynuacji księgowości. Nie jest automatycznie pełnym audytem wszystkich wcześniejszych okresów. Nie oznacza też, że potwierdzamy prawidłowość każdego historycznego zapisu, którego nie tworzyliśmy.

Jeżeli klient ma konkretną obawę, na przykład różnicę pomiędzy bilansem zamknięcia i otwarcia, niezgodne rozrachunki, odrzucone JPK, niewysłane sprawozdanie, brak ewidencji środków trwałych albo pismo z urzędu, możemy ustalić osobny zakres analizy. Dzięki temu cena i odpowiedzialność odpowiadają rzeczywistej pracy.

Nie zawsze trzeba czekać do nowego roku. W wielu przypadkach księgowość można przejąć od początku wybranego miesiąca lub kwartału, jeśli zakres odpowiedzialności jest jasny, a dane są dostępne. Pełne księgi w trakcie roku wymagają szczególnej uwagi przy saldach, rozrachunkach, wyniku i ciągłości ewidencji.

Początek roku bywa wygodny, ale nie warto pozostawać przez wiele miesięcy w sytuacji, która zagraża terminowości albo jakości danych wyłącznie po to, aby zmiana wyglądała kalendarzowo równo. Najlepszy moment ustalamy po analizie umowy i stanu księgowości.

Krakowskie Biuro Rachunkowe działa od 2005 roku, a Małgorzata Seyfried-Wicha pracuje w księgowości od 1993 roku i posiada certyfikat księgowy Ministra Finansów. Wiemy, jak wiele napięcia może wywoływać przejęcie nieuporządkowanych dokumentów, dlatego nie przerzucamy na klienta zadania pod tytułem proszę przynieść całą księgowość.

Przygotowujemy listę, sprawdzamy otrzymany pakiet, wyjaśniamy braki i uruchamiamy nowy obieg. Możemy pracować stacjonarnie w Krakowie lub online. Zapewniamy także profesjonalną obsługę w języku angielskim, co ma szczególne znaczenie przy zagranicznych właścicielach, zarządach i grupach kapitałowych.

Czy muszę poinformować obecne biuro, dlaczego odchodzę

Nie musisz prowadzić rozbudowanej dyskusji o powodach, jeśli nie chcesz. Najważniejsze są zasady wypowiedzenia, data zakończenia obsługi, zakres ostatnich rozliczeń i termin przekazania dokumentacji. Wypowiedzenie powinno być zgodne z umową.

Czy nowe biuro może kontaktować się ze starym

Możemy ustalić techniczny sposób przekazania danych, jeżeli klient wyrazi na to zgodę i określi zakres kontaktu. Nie zastępuje to jednak formalnego wypowiedzenia umowy ani obowiązków stron wynikających z dotychczasowej współpracy.

Czy sprawdzicie, czy poprzednia księgowość była prowadzona prawidłowo

W ramach przejęcia sprawdzamy kompletność i podstawową ciągłość danych potrzebnych do dalszej pracy. Pełna weryfikacja wcześniejszych okresów jest odrębnym zleceniem. Możemy je wycenić po poznaniu skali dokumentacji i wskazaniu obszarów ryzyka.

Co jeśli poprzednie biuro nie przekazało wszystkich danych

Tworzymy listę braków i wskazujemy, które elementy są konieczne do bieżącego rozliczenia. W zależności od rodzaju braku można poprosić o ponowny eksport, odtworzyć część danych z dokumentów lub uzyskać informacje z odpowiednich systemów. Zakres dodatkowej pracy ustalamy z klientem.

Czy możecie przejąć księgowość bardzo szybko

Termin zależy od rodzaju ksiąg, liczby dokumentów, stanu rozliczeń, dostępów i najbliższych obowiązków. Po krótkiej rozmowie możemy wskazać realny harmonogram. Nie obiecujemy natychmiastowego przejęcia bez zobaczenia danych, ponieważ pośpiech nie powinien tworzyć nowego ryzyka.

Czy zajmiecie się odwołaniem pełnomocnictw i nadaniem nowych

Przygotowujemy listę pełnomocnictw i dostępów związanych z zakresem naszej pracy oraz informujemy, jakie działania są potrzebne. Część dokumentów możemy przygotować lub złożyć na podstawie uprawnień, a część musi zatwierdzić albo podpisać klient.

Ile kosztuje przejęcie księgowości

Samo rozpoczęcie standardowej obsługi wyceniamy po poznaniu firmy. Dodatkowa opłata może dotyczyć rozbudowanego importu danych, odtwarzania ewidencji, weryfikacji historycznych okresów, korekt lub pracy nad nieuzgodnionymi saldami. Informujemy o tym przed rozpoczęciem tych czynności.

Napisz, jaką księgowość prowadzisz, kiedy kończy się umowa i co najbardziej niepokoi Cię w obecnej sytuacji. Przygotujemy plan przejęcia, listę dokumentów i ofertę dalszej obsługi.

Zapytaj o zmianę biura rachunkowego