Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku jest możliwa. Kluczowe jest ustalenie daty przejęcia, zebranie danych i przypisanie obowiązków obu biurom. Nie trzeba czekać do stycznia, ale nie warto przenosić księgowości bez planu przekazania rozliczeń.
Powodem może być trudny kontakt, brak czytelnych informacji, rozwój firmy lub potrzeba specjalistycznej obsługi, na przykład estońskiego CIT czy transakcji zagranicznych. Najpierw nazwij problem: czego obecnie brakuje i jakiego standardu oczekujesz po zmianie. Ułatwi to wybór zakresu współpracy z nowym biurem.
Zweryfikuj okres wypowiedzenia, zasady wydania dokumentów oraz rozliczenia usług dodatkowych. Następnie ustal ostatni okres obsługiwany przez poprzednie biuro i pierwszy okres przejmowany przez nowe.
Nie wystarczy zapisać „przejęcie od października”. Trzeba ustalić, kto przygotuje deklaracje dotyczące września, kto zajmie się później otrzymaną korektą i kto odpowie na pismo odnoszące się do wcześniejszego okresu.
Do przejęcia spółki potrzebne są zwykle:
Zakres uzupełnia się o magazyn, rozliczenia walutowe, projekty i inne elementy właściwe dla spółki. Warto uzgodnić format elektroniczny, który umożliwi dalszą pracę, a nie tylko odczyt wydruków.
Przed rozpoczęciem kolejnych rozliczeń należy sprawdzić zgodność przejętych danych: rachunków bankowych, rozrachunków, podatków i majątku. Jeśli brakuje dokumentów albo występują rozbieżności, powinny znaleźć się na pisemnej liście do wyjaśnienia.
Przejęcie księgowości nie jest automatycznie pełnym audytem wszystkich poprzednich lat. Weryfikację historyczną, korekty i odtworzenie brakujących ksiąg trzeba uzgodnić jako konkretny zakres prac.
Sprawdź uprawnienia do wysyłania deklaracji, dostępy do KSeF, systemów kadrowych oraz narzędzi do przekazywania dokumentów. Dostępy poprzedniego biura należy zakończyć w sposób skoordynowany z wykonaniem jego ostatnich obowiązków. Nowe biuro powinno otrzymać uprawnienia potrzebne do przejętych zadań, bez wymiany prywatnych haseł właściciela.
Zapisz, kto przygotuje roczne rozliczenia i sprawozdanie finansowe oraz w jakiej cenie. Nawet jeśli biuro przejmuje obsługę pod koniec roku, potrzebuje danych obejmujących cały okres sprawozdawczy.
Dobrze przygotowana zmiana kończy się protokołem przekazania, listą braków oraz jasnym harmonogramem. Dowiedz się więcej o zmianie biura rachunkowego.
Materiał ma charakter informacyjny. Zastosowanie opisanych zasad zależy od sytuacji spółki, wspólników i aktualnych przepisów.
Podaj planowany termin, program księgowy i zakres obecnej obsługi. Ustalimy potrzebne materiały oraz warunki przejęcia.
