Dobra oferta księgowości powinna jasno wskazywać, jakie zadania biuro wykonuje co miesiąc, co rozlicza dodatkowo i jakie obowiązki pozostają po stronie spółki. Sama informacja „pełna księgowość” nie odpowiada jeszcze na pytanie, czy w cenie znajdują się kadry, raporty dla banku i zamknięcie roku.
Obsługa spółki obejmuje pracę na dokumentach i danych opisujących jej rzeczywistą działalność. To między innymi ujmowanie sprzedaży i zakupów, operacji bankowych, rozrachunków, majątku i pozostałych zdarzeń gospodarczych. Istotna jest również kontrola kompletności przekazanych informacji i wyjaśnianie operacji wymagających dodatkowego opisu.
Zakres powinien odpowiadać firmie. Innych ustawień ewidencji potrzebuje spółka usługowa, a innych przedsiębiorstwo z magazynem, kilkoma walutami lub rozliczeniami projektowymi.
W umowie warto określić, jakie deklaracje i pliki przygotowuje biuro, kiedy otrzymasz informacje o zobowiązaniach i jak zgłaszasz pytania. Należy także ustalić sposób informowania o wyniku finansowym oraz należnościach i zobowiązaniach.
Przesłanie kwoty podatku nie zastępuje raportu zarządczego. Jeżeli potrzebujesz informacji według projektów, oddziałów lub źródeł przychodów, najlepiej uzgodnić to przed zaprojektowaniem planu kont.
| Obszar | Dlaczego trzeba doprecyzować zakres? |
|---|---|
| Kadry i płace | Liczba osób, rodzaje umów i zdarzenia kadrowe wpływają na pracę |
| Sprawozdanie finansowe | Zamknięcie roku stanowi odrębny zakres czynności |
| Raporty i analizy | Standardowe zestawienie różni się od indywidualnego modelu dla banku |
| Korekty i odtworzenie ksiąg | Dotyczą dodatkowych okresów i wymagają sprawdzenia materiału |
| Reprezentacja i pisma | Zakres zależy od sprawy i udzielonego pełnomocnictwa |
| Nietypowe transakcje | Mogą wymagać dodatkowych ustaleń księgowych, podatkowych lub prawnych |
Tabela pokazuje kwestie do uzgodnienia, a nie automatyczny zakres każdego abonamentu. Wiążące warunki powinny wynikać z umowy i indywidualnej wyceny.
Spółka musi zapewnić kompletne i prawdziwe informacje, terminowe przekazywanie dokumentów oraz podejmowanie decyzji należących do zarządu i wspólników. Trzeba też ustalić, kto zatwierdza oraz wykonuje przelewy. Biuro nie dowie się z samej faktury, że zakup był prywatny albo umowa została zmieniona.
Powierzenie ksiąg zewnętrznemu podmiotowi nie usuwa ustawowej odpowiedzialności kierownika jednostki za rachunkowość w zakresie wynikającym z przepisów. [Podstawa: ustawa o rachunkowości, art. 4 ust. 5]
Zapytaj o osobę do kontaktu, zasady zastępstwa, terminy dokumentów, sposób zgłaszania braków i warunki zmiany ceny. Ustal, jak otrzymasz dane przy zakończeniu współpracy. Jeśli potrzebujesz obsługi po angielsku, sprecyzuj, czy dotyczy ona bieżących rozmów, raportów czy kontaktu z zagranicznymi wspólnikami.
Krakowskie Biuro Rachunkowe działa od 2005 roku i obsługuje firmy z Krakowa oraz online. Zapewniamy również obsługę w języku angielskim. Zakres współpracy i cenę ustalamy na podstawie potrzeb spółki.
Materiał ma charakter informacyjny. Zastosowanie opisanych zasad zależy od sytuacji spółki, wspólników i aktualnych przepisów.
Napisz, jakich danych potrzebujesz do zarządzania. Przygotujemy propozycję obsługi z czytelnym zakresem.
