Większość przedsiębiorców nie zmienia biura rachunkowego dlatego, że znalazła tańszą ofertę. Zmienia je wtedy, kiedy zaczyna tracić zaufanie.
Najpierw pojawia się drobiazg.
Nieodebrany telefon. Brak odpowiedzi na maila. Kwota podatku przesłana w ostatniej chwili.
Potem przedsiębiorca zaczyna się zastanawiać: „Czy oni naprawdę panują nad moją firmą?”
Jeżeli takie pytanie pojawia się regularnie, warto przyjrzeć się współpracy uważniej.
1. O wysokości podatku dowiadujesz się w ostatniej chwili
Jedna sytuacja może się zdarzyć każdemu.
Ale jeśli przedsiębiorca regularnie dowiaduje się o dużym podatku dzień przed terminem płatności, to problemem nie jest już pojedyncza deklaracja.
Problemem jest organizacja pracy.
Dobre biuro powinno tak prowadzić proces, aby klient miał możliwie dużo czasu na przygotowanie płatności.
2. Dostajesz odpowiedzi, których nie rozumiesz
„Tak wynika z systemu”.
„Program tak policzył”.
„Tak wyszło”.
To nie są dobre odpowiedzi dla właściciela firmy.
Przedsiębiorca nie musi być księgowym.
Ale powinien otrzymać odpowiedź napisaną takim językiem, żeby wiedział: co się wydarzyło, dlaczego i co powinien zrobić.
3. Za każdym razem rozmawiasz z kimś innym
Duży zespół nie jest problemem.
Problemem jest sytuacja, kiedy nikt nie czuje się odpowiedzialny za klienta.
Jeżeli przy każdym pytaniu trzeba od początku tłumaczyć historię firmy, przedsiębiorca zaczyna pełnić rolę koordynatora własnego biura rachunkowego.
A nie po to płaci za outsourcing księgowości.
4. Biuro reaguje dopiero wtedy, kiedy Ty zauważysz problem
To jeden z najważniejszych sygnałów.
Jeżeli przedsiębiorca musi sam zauważyć, że czegoś brakuje, że saldo się nie zgadza albo że wystąpiła nietypowa sytuacja, trudno mówić o realnej kontroli.
Profesjonalna księgowość powinna mieć własne mechanizmy weryfikacji.
Nie wszystko da się wychwycić.
Ale kontrola nie może być dziełem przypadku.
5. Nie wiesz, co właściwie obejmuje Twoja obsługa
Czy biuro:
- sprawdza dokumenty?
- analizuje rozrachunki?
- odpowiada za KSeF?
- reprezentuje Cię przed urzędem?
- przygotowuje raporty?
- monitoruje zaległości?
- informuje o zmianach?
Jeżeli po kilku latach współpracy przedsiębiorca nadal nie wie, czego może oczekiwać od swojego biura, to znaczy, że zakres współpracy nie został właściwie poukładany.
6. Czujesz opór przed zadaniem pytania
To sygnał bardzo niedoceniany.
Przedsiębiorca powinien mieć możliwość zapytać.
Nawet jeśli pytanie wydaje mu się banalne.
Jeżeli klient zaczyna myśleć: „Nie będę dzwonić, bo znowu będą niezadowoleni”, to relacja przestała działać prawidłowo.
Dobra księgowość wymaga komunikacji.
7. Coraz częściej sam sprawdzasz księgowość
Jeżeli przedsiębiorca zaczyna:
- kontrolować terminy,
- pilnować deklaracji,
- sprawdzać, czy dokumenty zostały zaksięgowane,
- przypominać o wysyłkach,
- szukać odpowiedzi w internecie,
to w pewnym momencie warto zadać sobie jedno pytanie: za co właściwie płacę biuru rachunkowemu?
Zmiana biura nie musi oznaczać chaosu
Wielu przedsiębiorców odkłada decyzję o zmianie księgowości, bo obawia się bałaganu.
Dokumentów. Pełnomocnictw. Danych. Przeniesienia historii.
W praktyce dobrze przeprowadzona zmiana powinna być procesem zaplanowanym.
Nowe biuro może przygotować listę potrzebnych materiałów, skoordynować przekazanie danych i krok po kroku przejąć obsługę.
Najtrudniejszy jest często nie sam proces zmiany.
Najtrudniejsza jest decyzja, żeby ją rozpocząć.
Więcej sygnałów ostrzegawczych opisaliśmy w tekście kiedy warto zmienić biuro rachunkowe, a to, jak wygląda samo przejęcie księgowości, pokazujemy w przewodniku rozpoczęcie współpracy i przejęcie księgowości krok po kroku.
Zastanawiasz się nad zmianą biura?
Jeżeli zastanawiasz się, czy obecne biuro rachunkowe nadal odpowiada potrzebom Twojej firmy, możemy najpierw po prostu porozmawiać. Bez zobowiązań.
