Pracownicy potrzebują poprawnych dokumentów, a pracodawca pewnego procesu

Przy jednym pracowniku wiele informacji można jeszcze pamiętać. Gdy zespół rośnie, pojawiają się różne umowy, nieobecności, zmiany etatu, premie, zajęcia wynagrodzeń, PPK, cudzoziemcy albo praca w kilku miejscach. Wtedy nie wystarcza dobra wola jednej osoby. Potrzebny jest harmonogram, komplet danych i wyraźny podział odpowiedzialności.

Ustalamy, kto po stronie firmy zatwierdza warunki zatrudnienia, kto przekazuje ewidencję czasu pracy i zmienne składniki, do kiedy dane muszą trafić do biura oraz w jaki sposób klient otrzymuje listę płac i przelewy. Dzięki temu pracodawca wie, co ma zrobić, a zespół kadrowy może wykonać swoją pracę bez zgadywania.

W zależności od umowy możemy prowadzić między innymi:

• przygotowanie dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy na podstawie warunków przekazanych i zatwierdzonych przez pracodawcę;
• prowadzenie akt osobowych i wymaganej dokumentacji pracowniczej w uzgodnionej formie;
• ewidencję danych o urlopach, zwolnieniach i innych nieobecnościach na podstawie informacji oraz dokumentów;
• przygotowanie dokumentów dotyczących zmian warunków zatrudnienia;
• monitorowanie terminów badań, szkoleń lub innych dokumentów w zakresie objętym usługą;
• przygotowanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na podstawie posiadanych danych;
• przygotowanie dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia, w tym świadectwa pracy;
• obsługę umów cywilnoprawnych w uzgodnionym zakresie;
• przygotowanie dokumentów do PPK, jeżeli obowiązek dotyczy pracodawcy i usługa została zlecona;
• prowadzenie dokumentacji związanej z potrąceniami i zajęciami wynagrodzeń na podstawie otrzymanych pism.

Pracodawca podejmuje decyzje dotyczące zatrudnienia i przekazuje prawdziwe, kompletne dane. Biuro przygotowuje dokumentację na ich podstawie oraz wskazuje, jeżeli sprawa wymaga konsultacji z prawnikiem prawa pracy lub innym specjalistą.

• naliczanie wynagrodzeń pracowników;
• rozliczanie zleceniobiorców i innych umów objętych współpracą;
• uwzględnianie składników stałych i zmiennych przekazanych przez pracodawcę;
• rozliczanie nieobecności, urlopów i świadczeń na podstawie właściwych danych;
• sporządzanie list płac i rachunków do umów;
• przygotowanie zestawień do przelewów wynagrodzeń;
• przygotowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS;
• naliczanie zobowiązań płatnika z tytułu składek i podatku;
• przygotowanie informacji i deklaracji PIT związanych z zatrudnieniem;
• przygotowanie raportów lub zestawień kosztów wynagrodzeń;
• sporządzanie korekt dokumentów, jeżeli ich przyczyna i prawidłowe dane zostały ustalone.

Przed rozpoczęciem pracy prosimy o dane pracownika, uzgodnione warunki zatrudnienia, informacje potrzebne do ubezpieczeń i podatku oraz potwierdzenie wykonania obowiązków należących do pracodawcy. Lista zależy od rodzaju umowy, statusu osoby i charakteru pracy.

W przypadku cudzoziemca potrzebne są dodatkowe informacje, między innymi obywatelstwo, podstawa pobytu i pracy, data wjazdu lub legalizacji oraz dokumenty potwierdzające prawo do zatrudnienia. Nie przyjmujemy automatycznie, że jedna procedura pasuje do każdej osoby. Jeżeli legalizacja wymaga odrębnej obsługi lub oceny prawnej, wskazujemy to przed zatrudnieniem.

Obsługujemy księgowość i kadry firm od 2005 roku. Rozumiemy, że wynagrodzenia nie są wyłącznie pozycją kosztową. Dla pracownika oznaczają bezpieczeństwo i zaufanie do pracodawcy, a dla firmy są obszarem odpowiedzialności finansowej, podatkowej i organizacyjnej.

Łączymy obsługę kadrowo-płacową z księgowością, dzięki czemu dane o wynagrodzeniach, składkach i kosztach mogą trafiać do ksiąg w spójnym procesie. Współpraca może odbywać się stacjonarnie w Krakowie lub online, także po angielsku w kontaktach z właścicielami i osobami zarządzającymi.

Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa

Cena zależy od liczby osób, rodzajów umów, złożoności czasu pracy, liczby zmian w miesiącu, PPK, świadczeń, cudzoziemców, korekt i oczekiwanych raportów. Po otrzymaniu podstawowych danych przedstawiamy cenę stałej obsługi oraz stawki czynności dodatkowych.

Do kiedy trzeba przekazać dane do listy płac

Termin ustalamy z uwzględnieniem daty wypłaty oraz czasu potrzebnego na wyjaśnienie braków. Im bardziej rozbudowany zespół i system wynagrodzeń, tym ważniejsze jest wcześniejsze przekazanie zatwierdzonych danych.

Czy przygotowujecie umowy o pracę

Możemy przygotować dokument na podstawie warunków zatwierdzonych przez pracodawcę i w zakresie obsługi kadrowej. Jeśli pracodawca potrzebuje zaprojektowania niestandardowych postanowień, regulaminu, systemu premiowego albo oceny ryzyka prawnego, może być potrzebna odrębna usługa prawna.

Czy obsługujecie zleceniobiorców

Tak. Zakres zależy od liczby umów, sposobu rozliczania, statusu ubezpieczeniowego i danych przekazywanych przez firmę. Przed pierwszym naliczeniem ustalamy potrzebne oświadczenia i dokumenty.

Czy pomagacie zatrudniać cudzoziemców

Możemy prowadzić obsługę kadrową i zgłoszeniową po otrzymaniu dokumentów potwierdzających legalny pobyt i pracę oraz pozostałych wymaganych danych. Jeśli potrzebna jest pełna procedura legalizacji lub ocena prawna, ustalamy odrębny zakres albo wskazujemy konieczność udziału właściwego specjalisty.

Czy reprezentujecie firmę przed ZUS

Możemy wykonywać czynności i składać dokumenty w zakresie wynikającym z umowy oraz udzielonych pełnomocnictw. Przy kontroli albo sporze najpierw ustalamy przedmiot sprawy, potrzebne dokumenty i zakres dodatkowego wsparcia.

Czy można zlecić kadry bez księgowości

Tak, jeżeli ustalimy sposób przekazywania zestawień do podmiotu prowadzącego księgi oraz odpowiedzialność za rozliczenia. Dane płacowe muszą zostać prawidłowo ujęte również w księgowości firmy.

Podaj liczbę pracowników i zleceniobiorców, rodzaje umów, termin wypłat oraz najważniejsze potrzeby firmy. Przygotujemy zakres stałej obsługi kadrowo-płacowej i przejrzystą wycenę.

Poproś o wycenę kadr i płac