Skontaktuj się z nami
Powiedz nam w czym mamy Ci pomóc
Wpis do KRS to początek organizacji spółki. Zanim firma rozpocznie regularną sprzedaż, warto ustalić obieg dokumentów, dostęp do systemów, obowiązki podatkowe i podział zadań między zarządem a księgowością. Dzięki temu pierwsze faktury i płatności trafią od razu do właściwych rozliczeń.
Przygotuj umowę spółki, dane rejestrowe, informacje o wspólnikach i zarządzie, roku obrotowym, wniesionych wkładach oraz planowanej działalności. Przekaż także wydatki poniesione w związku z rozpoczęciem działalności i operacje spółki w organizacji. Nie czekaj do pierwszej faktury sprzedaży.
Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe. Trzeba zadbać o ich terminowe otwarcie, politykę rachunkowości, plan kont i sposób przechowywania dokumentów. [Podstawa: ustawa o rachunkowości, art. 2, 10 i 12]
Ustal firmowy rachunek bankowy, osoby uprawnione do zlecania i zatwierdzania przelewów oraz sposób przekazywania wyciągów do księgowości. Wyjaśnij, czy środki pochodzą z wkładów, pożyczek, dopłat czy działalności operacyjnej. Te operacje mają różne podstawy i nie powinny być księgowane wyłącznie według niejasnego opisu przelewu.
Do zweryfikowania są dane uzupełniające NIP-8, zgłoszenie do CRBR, rejestracja VAT lub VAT-UE, jeżeli jest potrzebna, a także obowiązki ZUS dotyczące spółki i osób w niej działających. Nie wszystkie zgłoszenia wykonują się automatycznie wraz z wpisem do KRS. Terminy i osoby uprawnione do podpisu trzeba przypisać do konkretnego obowiązku. [Podstawa danych identyfikacyjnych: ustawa o NIP]; [informacje Ministerstwa Finansów o CRBR]
Sprawdź także rozliczenie PCC od umowy spółki: czy podatek pobrał notariusz, czy spółka musi sama złożyć deklarację i go zapłacić. Sposób zawarcia umowy ma tutaj znaczenie. [Podstawa: ustawa o PCC]
Sprawdź też adres do e-Doręczeń i to, kto faktycznie odbiera korespondencję. Samo utworzenie skrzynki nie zapewnia, że ważne pismo zostanie przeczytane. [Harmonogram e-Doręczeń dla podmiotów wpisanych do KRS]
Wyjaśnij z księgowością, jakie rozliczenia wynikają z rodzaju działalności i planowanych transakcji. Przed rozpoczęciem współpracy zagranicznej przekaż, gdzie są kontrahenci i czego dotyczą umowy.
Sprawdź obowiązki związane z KSeF, sposób nadania uprawnień i narzędzie do wystawiania oraz odbierania faktur. Sam dostęp do faktur w KSeF nie zastępuje wyciągów bankowych, umów, dokumentów kadrowych ani wyjaśnień dotyczących celu wydatku. [Oficjalny serwis KSeF]
Przed pierwszą wypłatą ustal jej podstawę: wynagrodzenie, zwrot wydatków, spłatę finansowania lub inny rzeczywisty tytuł. Przygotuj odpowiednie uchwały i umowy. Jeżeli spółka zawiera umowę z członkiem zarządu, sprawdź zasady reprezentacji. [Podstawa: Kodeks spółek handlowych, art. 210]
| Sprawa | Co ustalić? |
|---|---|
| Dokumenty | Kto je zbiera, opisuje i do kiedy przekazuje? |
| Podatki i składki | Kto wylicza kwoty, kto otrzymuje informację i kto płaci? |
| Korespondencja | Kto odbiera pisma i przekazuje je do obsługi? |
| Zgłoszenia | Kto przygotowuje, podpisuje i wysyła? |
| Koniec roku | Kto sporządza sprawozdanie, kto podpisuje i organizuje zatwierdzenie? |
Dla typowej spółki roczne sprawozdanie sporządza się w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdza w ciągu sześciu miesięcy. Złożenie do właściwego rejestru następuje zasadniczo w ciągu 15 dni od zatwierdzenia; brak zatwierdzenia w terminie uruchamia dodatkowy obowiązek złożenia. [Podstawa: ustawa o rachunkowości, art. 52, 53 i 69]
Materiał ma charakter informacyjny. Zastosowanie opisanych zasad zależy od sytuacji spółki, wspólników i aktualnych przepisów.
Skontaktuj się z nami przed rozpoczęciem regularnych rozliczeń. Ustalimy sposób przekazywania dokumentów i zakres obsługi od pierwszych operacji.