Wszystko możesz załatwić zdalnie, ale nie zostajesz sam z systemem

Samo przesyłanie zdjęć faktur nie rozwiązuje problemu księgowości. Firma potrzebuje zasad: gdzie trafiają dokumenty, jak rozpoznajemy ich kompletność, kiedy klient otrzyma wyliczenia, w jaki sposób zgłasza nietypowe zdarzenie i do kogo zwraca się z pytaniem.

Na początku porządkujemy właśnie te elementy. Ustalamy jeden spójny obieg dokumentów, harmonogram i odpowiedzialność po obu stronach. Dzięki temu klient nie wysyła części faktur mailem, części komunikatorem, a reszty przypadkowo kilka miesięcy później. Technologia ma ułatwiać współpracę, a nie przykrywać brak procesu.

Księgowość online jest sposobem współpracy, a nie odrębną formą ewidencji. W modelu zdalnym możemy prowadzić:

• pełne księgi rachunkowe spółki lub innego podmiotu;
• podatkową księgę przychodów i rozchodów;
• ewidencję przychodów dla ryczałtu;
• rejestry VAT, JPK i rozliczenia podatkowe objęte umową;
• obsługę KSeF i uzgodniony obieg faktur ustrukturyzowanych;
• kadry i płace;
• ewidencję środków trwałych i rozliczenia majątku;
• sprawozdania finansowe oraz raporty okresowe;
• przejęcie księgowości z poprzedniego biura.

Zakres merytoryczny jest taki sam jak przy obsłudze stacjonarnej. Zmienia się przede wszystkim sposób przekazywania dokumentów, akceptacji danych i komunikacji.

To model dla przedsiębiorców, którzy cenią czas i chcą załatwiać sprawy bez dojazdów, ale nie chcą samodzielnie prowadzić księgowości. Dobrze sprawdza się w firmach usługowych, spółkach, e-commerce, biznesach z rozproszonym zespołem i u właścicieli mieszkających poza Krakowem.

Korzystają z niego również firmy zarządzane przez osoby obcojęzyczne. Zapewniamy profesjonalną obsługę w języku angielskim, co ułatwia omawianie polskich rozliczeń, listy potrzebnych dokumentów i bieżących obowiązków bez angażowania przypadkowych tłumaczeń.

W modelu samoobsługowym przedsiębiorca często sam klasyfikuje dokumenty, wybiera oznaczenia i decyduje, jak ująć nietypową transakcję. Program wykonuje obliczenia, ale nie zawsze zna kontekst gospodarczy. To może działać przy bardzo prostej działalności, dopóki nie pojawi się leasing, korekta, zagraniczny kontrahent, kilka stawek VAT, nowy rodzaj sprzedaży albo pismo z urzędu.

W naszym modelu technologia wspiera księgowych, a nie zastępuje ich oceny. Pytamy o kontekst, sprawdzamy spójność danych i wyjaśniamy, czego potrzebujemy. Klient nie musi uczyć się programu księgowego po to, żeby zlecić księgowość.

Ustalamy kanały przekazywania dokumentów i zakres uprawnień. Nie zachęcamy do przesyłania haseł ani danych dostępowych bez kontroli. Tam, gdzie system pozwala nadać role lub pełnomocnictwa, korzystamy z rozwiązań umożliwiających rozdzielenie dostępu i odpowiedzialności.

Po stronie klienta ważne jest terminowe przekazywanie kompletnych, czytelnych dokumentów oraz informowanie o zdarzeniach, których nie widać na fakturach. Po stronie biura pozostaje prowadzenie ewidencji i rozliczeń zgodnie z umową, zgłaszanie braków oraz ochrona powierzonych danych w ramach przyjętych procedur.

Pracujemy z przedsiębiorcami od 2005 roku, a doświadczenie właścicielki w księgowości sięga 1993 roku. Łączymy tradycyjną odpowiedzialność za dokumenty z elektronicznym obiegiem danych. Dla klienta oznacza to dostępność i wygodę bez utraty ciągłości kontaktu.

Możesz współpracować z nami całkowicie zdalnie, a jeśli jesteś w Krakowie, również spotkać się w biurze. Obsługujemy pełną księgowość, KPiR, ryczałt, kadry, podatki i sprawozdawczość, więc model online może rosnąć razem z Twoją firmą.

Czy księgowość online oznacza, że muszę sam księgować

Nie. W naszym modelu klient przekazuje dokumenty i informacje, a zespół biura prowadzi ewidencje i rozliczenia objęte umową. Możemy poprosić Cię o opis nietypowego wydatku lub potwierdzenie celu transakcji, ale nie przenosimy na Ciebie pracy księgowej tylko dlatego, że współpraca odbywa się online.

Jak przekazuje się dokumenty

Sposób ustalamy przed rozpoczęciem współpracy. Może to być uzgodniony system, folder lub inny bezpieczny kanał. Najważniejsze jest, aby wszystkie dokumenty trafiały w jedno ustalone miejsce i były przekazywane w określonych terminach.

Czy mogę porozmawiać z księgową

Tak. Księgowość online nie ogranicza kontaktu do panelu. Pytania dotyczące bieżących rozliczeń kierujesz do osób obsługujących firmę, zgodnie z zasadami komunikacji ustalonymi na początku.

Czy obsługujecie spółki online

Tak. Zdalnie możemy prowadzić zarówno uproszczoną księgowość działalności, jak i pełne księgi rachunkowe spółki, w tym rozliczenia podatkowe, sprawozdawczość i kadry w uzgodnionym zakresie.

Czy obsługa może być po angielsku

Tak. Biegła i profesjonalna obsługa w języku angielskim jest jednym z naszych ważnych wyróżników. Możemy po angielsku wyjaśniać proces współpracy, wymagane dokumenty oraz informacje wynikające z polskich rozliczeń.

Co jeśli mam papierowe dokumenty

Ustalimy sposób ich digitalizacji i przekazania. Dokument powinien być kompletny i czytelny. W zależności od rodzaju dokumentacji może być również konieczne zachowanie oryginału przez klienta zgodnie z właściwymi zasadami.

Napisz, jaką działalność prowadzisz, z jakiej księgowości korzystasz i jak dziś przekazujesz dokumenty. Zaproponujemy uporządkowany model współpracy online oraz przygotujemy wycenę.

Poproś o wycenę księgowości online