Skontaktuj się z nami
Powiedz nam w czym mamy Ci pomóc
Spółka może terminowo płacić podatki, a mimo to mieć zaległości w innych obowiązkach. Nieodbyte zgromadzenie, brak podpisu pod sprawozdaniem czy nieaktualne dane rejestrowe nie znikają dlatego, że deklaracje zostały wysłane. Dobry kalendarz przypisuje każdej sprawie termin, osobę odpowiedzialną i dowód wykonania.
Spis treści
| Zadanie | Typowy podział pracy | Co powinno potwierdzać wykonanie? |
|---|---|---|
| Dokumenty i wyjaśnienia do ksiąg | Spółka przekazuje, księgowość weryfikuje i ujmuje | Uzgodniony komplet danych i wyjaśnione różnice |
| Inwentaryzacja | Organizuje kierownik jednostki; uczestnicy wykonują przydzielone czynności | Arkusze, potwierdzenia, weryfikacje i rozliczenie różnic |
| Sporządzenie sprawozdania | Osoba prowadząca księgi i kierownik w swoich rolach | Właściwy plik i wymagane podpisy/oświadczenia |
| Wybór firmy audytorskiej | Właściwy organ zgodnie z prawem i dokumentami spółki | Decyzja uprawnionego organu i zawarta umowa |
| Zatwierdzenie i decyzja o wyniku | Organ zatwierdzający | Prawidłowe uchwały i protokół |
| Złożenie dokumentów do KRS | Właściwa, uprawniona osoba | Potwierdzenie skutecznego złożenia właściwego zestawu |
Umowa z biurem powinna określać zakres obsługi. Zlecenie prowadzenia ksiąg nie oznacza automatycznie przejęcia organizowania zgromadzeń, wyboru audytora czy wszystkich zgłoszeń rejestrowych. Nie zwalnia też kierownika jednostki z ustawowej odpowiedzialności. [UoR, art. 4 ust. 5, art. 26-27, 52-53, 66 i 69]
Warto uzgadniać banki, kasę, zaliczki, należności i zobowiązania. Zarząd powinien wiedzieć, które płatności są przeterminowane i czy na najbliższe zobowiązania są realne środki. Dokumenty od wspólników i członków zarządu wymagają takiej samej dyscypliny jak dokumenty od zewnętrznych dostawców.
Kalendarz podatków, VAT, składek i wynagrodzeń trzeba dostosować do statusu spółki oraz jej sposobu rozliczania. KSeF i elektroniczne raportowanie ksiąg również wymagają ustalenia właściwego zakresu obowiązków, uprawnień i przepływu danych; sama nazwa formy prawnej nie wystarcza do ułożenia całego harmonogramu. [Informacje Ministerstwa Finansów o KSeF]
Sprawdź, czy sprawozdanie będzie podlegało badaniu. Przy obowiązku wynikającym z progów trzeba analizować właściwy rok i właściwe kategorie danych. Ustal organ uprawniony do wyboru firmy audytorskiej oraz termin pozwalający na udział audytora w inwentaryzacji istotnych składników. Zorganizuj samą inwentaryzację, rozliczenie umów, odpisów, rezerw i istotnych szacunków. [UoR, art. 26-28, 64 i 66]
Poniższe terminy dotyczą zwykłego rocznego cyklu według ustawy o rachunkowości. Trzeba uwzględnić wyjątki ustawowe i ewentualne szczególne przedłużenia dotyczące konkretnego okresu lub jednostki.
| Czynność | Termin / kolejność | Przy roku zakończonym 31 grudnia |
|---|---|---|
| Sporządzenie rocznego sprawozdania | Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego | Zasadniczo do 31 marca |
| Badanie, jeśli wymagane | Przed zatwierdzeniem | Zaplanowane odpowiednio przed zgromadzeniem |
| Zatwierdzenie | Nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego | Zasadniczo do 30 czerwca |
| Złożenie dokumentów według art. 69 | W ciągu 15 dni od faktycznego zatwierdzenia | 15 lipca tylko wtedy, gdy zatwierdzono 30 czerwca |
| Oświadczenie z art. 70a dla uprawnionej jawnej/partnerskiej | W ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy | Zasadniczo do 30 czerwca |
[Podstawy: UoR, art. 52-53, 69 i 70a] Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminie, art. 69 przewiduje również złożenie niezatwierdzonego sprawozdania w ustawowym terminie, a następnie ponowne złożenie wymaganych dokumentów po zatwierdzeniu. Brak uchwały nie jest powodem do bezterminowego odłożenia wysyłki.
Sprawdź zgłoszenia do KRS, aktualizację danych wymaganych w CRBR, uprawnienia bankowe, podpisy, pełnomocnictwa i dostęp do systemów. W spółkach z akcjami uwzględnij także właściwą ewidencję akcjonariuszy. W jawnej o mieszanym składzie oceń skutki dla CIT-15J; w jawnej osób fizycznych wejście osoby prawnej wpływa na ocenę obowiązku pełnych ksiąg. [KSH; ustawa o CIT, art. 1; UoR, art. 2; MF: zgłoszenia i aktualizacja CRBR]
Wyznacz osobę odbierającą korespondencję urzędową i zapewnij zastępstwo. W spółce zobowiązanej do korzystania z e-Doręczeń samo utworzenie adresu nie zastępuje bieżącej obsługi skrzynki. [Oficjalne informacje o e-Doręczeniach]
Oddziel roboczy plik od wersji podpisanej, projekt uchwały od uchwały podjętej, a przygotowaną wysyłkę od skutecznego złożenia dokumentów. Wspólny folder powinien mieć jasny porządek: rok, rodzaj obowiązku, dokument końcowy i potwierdzenie. Dzięki temu kolejna osoba w zarządzie nie musi odtwarzać historii z prywatnych skrzynek poprzedników.
Sprawdź w swojej firmie: Czy przy każdym obowiązku jest nazwisko osoby odpowiedzialnej, termin i potwierdzenie wykonania? Czy umowa z biurem odpowiada temu podziałowi?
Materiał ma charakter informacyjny i opisuje ogólne zasady. Obowiązki konkretnej firmy zależą także od jej umowy, składu wspólników, działalności i sytuacji finansowej. Stan opracowania: 15 września 2026 r.
Ustalimy zakres obsługi księgowej oraz zasady przekazywania danych i dokumentów rocznych.