Ile kosztuje dobra księgowość i za co właściwie płaci przedsiębiorca?

Kilkanaście faktur to dopiero początek pracy. Zobacz, ile czasu zajmuje przygotowanie dokumentów, rozliczenie banku i sprawdzenie ksiąg: oraz co warto porównać, zanim wybierzesz biuro po cenie.

Zastanawiasz się też, jakie ogólne czynniki wpływają na cenę księgowości? Zobacz wcześniejsze zestawienie: Ile kosztuje biuro rachunkowe i od czego zależy cena księgowości?. W tym artykule pokazujemy to samo pytanie od strony czasu pracy, kalkulacji i konkretnych liczb.

Co otrzymujesz w zamian za miesięczną opłatę?

Przedsiębiorca widzi fakturę od biura rachunkowego, informację o podatkach i kilka zestawień. Nie widzi natomiast wielu czynności, które poprzedzają wysłanie tych informacji: sprawdzania dokumentów, wyjaśniania różnic, analizy umów, rozliczania płatności i uzgadniania kont.

Dlatego pytanie „ile kosztuje zaksięgowanie faktury?” nie wystarcza do oceny ceny całej usługi. Znaczenie ma również to, kto podejmuje decyzje księgowe, jak sprawdza swoją pracę, czy aktualizuje wiedzę oraz ile czasu może poświęcić Twojej firmie.

Cena powinna pozwalać wykonać uzgodniony zakres pracy rzetelnie i terminowo. Żeby to ocenić, warto zobaczyć, z czego ten zakres się składa.

Księgowość przypomina fundament domu

Na pierwszy rzut oka dwa domy mogą wyglądać równie dobrze. Oglądamy elewację i pomieszczenia, a fundament pozostaje niewidoczny. Jego jakość ma jednak znaczenie przez cały czas użytkowania budynku.

Podobnie jest z księgowością. Wysłana deklaracja i podana kwota podatku nie pokazują jeszcze, czy sprawdzono kompletność dokumentów, rozliczono płatności i prawidłowo oceniono nietypowe transakcje. Wartość tej pracy staje się szczególnie widoczna podczas kontroli, badania sprawozdania, ubiegania się o finansowanie lub sprzedaży firmy, kiedy każdą istotną liczbę trzeba umieć wyjaśnić i udokumentować.

Co składa się na cenę księgowości?

Nie wszystkie te czynności muszą być rozliczane jednym abonamentem. Ważne, aby umowa jasno określała, co jest w cenie, co wymaga dopłaty, a czego biuro nie wykonuje. Dwie identyczne kwoty miesięczne mogą oznaczać bardzo różny zakres usług.

Dlaczego początek miesiąca jest tak intensywny?

Duża część dokumentów dotyczących danego miesiąca trafia do rozliczenia po jego zakończeniu. Jednocześnie wiele miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy płaci się co do zasady do dwudziestego dnia następnego miesiąca. Inne rozliczenia mają własne terminy. Nie jest więc tak, że wszystkie obowiązki podatkowe kończą się dwudziestego. [Podstawa: ustawa o CIT, art. 25; ustawa o PIT, art. 44]

W tym czasie trzeba otrzymać dokumenty, wyjaśnić braki, prawidłowo ująć operacje, sprawdzić rozliczenie i przekazać informację klientowi z odpowiednim wyprzedzeniem. Termin zapłaty podatku nie jest dobrym terminem rozpoczęcia wyjaśniania brakujących dokumentów.

Do przykładowego planowania przyjmijmy 14 dni roboczych. To założenie organizacyjne, a nie stała liczba wynikająca z przepisów. Kalendarz, święta, termin dostarczenia dokumentów i sposób rozliczania firmy zmieniają rzeczywistą liczbę dostępnych dni.

To czas dostępny do pracy dla klientów, a nie cały nominalny czas obecności pracownika w biurze. Trzeba zapewnić również szkolenia, organizację pracy, przerwy i czynności wewnętrzne. Rozmowa dotycząca rozliczeń klienta też jest pracą i zajmuje czas.

Po dwudziestym biuro nadal pracuje: rozlicza VAT, uzupełnia dokumentację, przygotowuje raporty, wykonuje prace roczne, wdraża nowych klientów i szkoli zespół. Przy wycenie trzeba uwzględnić cały ten proces. Terminy podatkowe nie oznaczają również obowiązku comiesięcznego, ostatecznego zamykania ksiąg w rozumieniu rocznej procedury z ustawy o rachunkowości. [Podstawa: UoR, art. 12 i 24]

Ile zajmuje firma z dwudziestoma dokumentami?

W naszym przykładzie korzystamy z czasów pracy wskazanych przy analizie organizacji biura. Są to założenia kalkulacyjne, a nie urzędowe normy czasu dla każdego dokumentu i każdej firmy.

Przy pełnych księgach przyjmujemy dla uproszczenia jedną rozliczaną pozycję bankową na dokument. W rzeczywistości może być ich więcej lub mniej. Dochodzą też operacje bankowe, którym nie odpowiada faktura: opłaty, pożyczki, przelewy między rachunkami czy wypłaty wspólników.

To bazowy czas z podanych założeń. Nie obejmuje dodatkowych rozmów, nietypowych transakcji, naprawiania wcześniejszych okresów, obsługi pracowników ani rocznego sprawozdania. Przy ryczałcie liczba dokumentów oznacza dokumenty rzeczywiście objęte obsługą, ich zakres zależy również od VAT i innych obowiązków. Działalność na ryczałcie nie zawsze sprowadza się do kilku faktur sprzedaży. Podobnie KPiR i pełna księgowość różnią się zakresem obowiązków, nie tylko liczbą zapisów.

Przy dwudziestu dokumentach same operacje w pełnych księgach z założonym bankiem zajmują 53 minuty i 20 sekund. Po doliczeniu przygotowania, dodatkowej kontroli i uzgodnienia ksiąg otrzymujemy ponad dwie godziny. Właśnie dlatego przelicznik „liczba faktur razy czas wpisania” nie pokazuje całej pracy.

Co księgowy sprawdza po zaksięgowaniu dokumentów?

W pełnych księgach trzeba między innymi ocenić, czy rozrachunki odpowiadają rzeczywistym płatnościom, kwoty w kasie są uzasadnione, a salda kont mają ekonomiczny sens. Ważne są również rozliczenia w czasie, umowy leasingu i finansowania, majątek, zobowiązania oraz różnice między wynikiem księgowym a podatkowym.

Nie każda pozycja niebędąca dziś kosztem podatkowym jest trwale wyłączona z kosztów. Niektóre różnice mają charakter przejściowy. Ich identyfikacja na bieżąco ułatwia zamknięcie roku i właściwe rozliczenia, w tym ocenę podatku odroczonego tam, gdzie ma zastosowanie. [Podstawa: UoR, art. 24 i 37]

Program może przygotować zestawienie lub rachunek zysków i strat. Nadal potrzebna jest osoba, która rozumie te dane, kontroluje ustawienia i potrafi wyjaśnić salda. Weryfikację można prowadzić w systemie księgowym, w zestawieniach pomocniczych lub w Excelu. O jakości decyduje skuteczność kontroli i jej udokumentowanie, a nie to, czy liczby przepisano ręcznie.

Podobnie KSeF usprawnia obieg faktur, ale samo przyjęcie dokumentu przez system nie rozstrzyga, czy wydatek jest kosztem podatkowym, czy przysługuje odliczenie VAT i w którym okresie należy go ująć. [Podstawa: ustawa o CIT, art. 15-16; ustawa o VAT, art. 86 i 88]

Wiedza księgowego również ma swój koszt

Obsługa systemu i poprawne przeniesienie danych to potrzebne umiejętności. Samodzielna obsługa księgowa wymaga także oceny transakcji, znajomości rachunkowości, rozumienia podatków i umiejętności przygotowania wiarygodnych informacji finansowych.

Studia kierunkowe są istotnym sposobem budowania tej wiedzy. Warto pytać również o doświadczenie, certyfikaty, egzaminy zawodowe, dalsze szkolenia i sposób nadzoru nad mniej doświadczonymi pracownikami. SKwP prowadzi czterostopniową ścieżkę certyfikacji: od księgowego do dyplomowanego księgowego. [Podstawa: SKwP: certyfikacja]

Nie należy jednak utożsamiać zawodu księgowego z jednym obowiązkowym kierunkiem studiów. Obecne przepisy dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie uzależniają wykonywania tych czynności od ukończenia pięcioletnich studiów z rachunkowości. Dlatego przy wyborze biura szczególnie ważne jest sprawdzenie rzeczywistych kwalifikacji i organizacji pracy. [Podstawa: UoR, art. 76a; Ministerstwo Finansów: certyfikat księgowy]

Krakowskie Biuro Rachunkowe działa od 2005 roku. Doświadczenie jego właścicielki w księgowości sięga 1993 roku, a jej kwalifikacje potwierdza certyfikat księgowy Ministra Finansów. Wiedza wymaga jednak stałej aktualizacji, niezależnie od stażu pracy.

Ile kosztuje utrzymanie stanowiska pracy? Przykładowa kalkulacja

Poniższa tabela pokazuje sposób liczenia kosztu w modelu siedmioosobowego zespołu. Nie jest zestawieniem zweryfikowanych kosztów każdego stanowiska w naszym biurze ani opisem wynagrodzenia konkretnej osoby.

Jako punkt wyjścia przyjmujemy koszt zatrudnienia 175 zł na godzinę przy puli 98 godzin, czyli 17 150 zł miesięcznie. Jest to założenie modelowe. Nie oznacza automatycznie wynagrodzenia 10 000 zł „na rękę”, całkowity koszt pracodawcy należy ustalić na podstawie rzeczywistego wynagrodzenia i obciążeń.

To kalkulacja modelowa, nie cennik ani zestawienie faktycznych kosztów konkretnego stanowiska.

Koszt pojedynczego szkolenia przyjęto w środku przedziału 400-550 zł za osobę. Założenie 52 szkoleń jest przykładem rocznego planu; rzeczywisty koszt zależy od liczby uczestnictw. Poranki i wyjazd roczny są osobnymi pozycjami.

Pozostałe 20% stanowi przybliżony budżet na niewyszczególnione koszty, takie jak programy księgowe, bazy wiedzy, sprzęt, bezpieczeństwo danych, ubezpieczenie, media i obsługa administracyjna. Nie doliczamy do niego ponownie lokalu i wymienionych szkoleń. Kwoty kosztów należy liczyć bez VAT podlegającego odliczeniu; VAT nieodliczalny wymaga odpowiedniego uwzględnienia.

Koszt godziny i cena godziny to różne kwoty

Biuro musi pokryć koszty oraz wypracować wynik pozwalający działać, inwestować i utrzymywać ciągłość obsługi. Sam zwrot kosztów nie daje środków na rozwój ani wynagrodzenia kapitału i ryzyka właściciela.

W przykładzie przyjmujemy 20% marży przed podatkiem dochodowym oraz 2% oczekiwanej straty na nieściągalnych należnościach. Są to założenia pokazujące mechanizm kalkulacji, a nie deklaracja obecnej marży lub poziomu zaległości naszego biura.

Cena = koszt / (1 − marża − udział oczekiwanych strat).

Dla tych założeń dzielimy koszt przez 0,78. Przy cenie 1 000 zł mamy w modelu 780 zł kosztu, 20 zł oczekiwanej straty na należnościach i 200 zł wyniku przed podatkiem. Nie jest to to samo co dodanie do kosztu 20% narzutu.

To ilustracja mechanizmu kalkulacji, nie cennik.

Pierwsze dwa wiersze zakładają, że wskazana pula godzin ma pokryć cały miesięczny koszt stanowiska. Kolejne pokazują rozłożenie kosztu na pracę przez pełny miesiąc. To alternatywne metody, których nie sumujemy. Właściwy sposób zależy od organizacji obsługi, godzin rzeczywiście przeznaczanych na klientów oraz rozliczania pozostałych prac.

Nieściągalna należność jest czymś innym niż faktura zapłacona z opóźnieniem. Opóźnienia wymagają finansowania działalności, ale nie oznaczają automatycznie utraty całej kwoty. Również VAT od sprzedaży nie jest marżą, a podatku dochodowego nie można bezrefleksyjnie doliczyć jako procentu całej faktury.

Jak z czasu powstaje przykładowa cena obsługi?

Po połączeniu czasu i stawki otrzymujemy następujące wartości. W każdej kolumnie przedział pokazuje wariant siedmiu i sześciu godzin dziennie. Kwoty zaokrąglono do pełnych złotych.

To ilustracja kalkulacji, a nie cennik i nie uniwersalne minimum rynkowe.

Nie uwzględnia niezmierzonego dodatkowego czasu kontaktu, prac rocznych, kadr i szczególnych zdarzeń. Aktualne ceny naszego biura oraz zakres wyceny znajdziesz w cenniku.

W podanym przykładzie obsługa dwudziestu dokumentów na pełnych księgach za 500 zł byłaby poniżej ceny wynikającej z obu przyjętych wariantów, jeszcze przed dodaniem pozostałych prac. Nie można jednak na tej podstawie orzekać, że każda oferta za 500 zł na rynku musi być wadliwa. Mogą się różnić zakres, liczba operacji, struktura zespołu, koszty, automatyzacja i sposób rozliczania usług dodatkowych.

Właściwe pytanie brzmi: czy konkretna cena zapewnia czas i kompetencje potrzebne do wykonania obiecanego zakresu?

Dlaczego ta sama liczba faktur może oznaczać inną cenę?

Faktura za prosty zakup i dokument dotyczący długoterminowej usługi mogą wymagać innego nakładu pracy. Znaczenie mają umowy, okresy rozliczeń, waluty, zaliczki, sposób ustalania przychodu i kosztu oraz potrzebne zestawienia.

Jeżeli opracowanie złożonego dokumentu wymaga dodatkowej minuty, przy trzydziestu dokumentach powstaje dodatkowe pół godziny pracy. W modelu pokrywania kosztów w czternastodniowym okresie to około 165-193 zł netto dodatkowej ceny. Przy stu dokumentach jest to godzina i czterdzieści minut, czyli około 551-643 zł netto. Rzeczywista wycena powinna wynikać z faktycznej złożoności i zakresu czynności.

Dodatkowy koszt może też wynikać z wielu rachunków bankowych, dużej liczby płatności, zaległych rozliczeń, dokumentów dostarczanych po terminie albo raportów przygotowywanych dla banku lub inwestora.

O co zapytać przy bardzo atrakcyjnej cenie?

Niższa cena może wynikać z dobrej organizacji i sprawnej automatyzacji. Może też oznaczać węższy pakiet. Warto poznać przyczynę różnicy, zanim uznamy dwie oferty za równoważne. Oszczędność na przepisywaniu danych jest korzystna; pomijanie potrzebnej kontroli wymaga zupełnie innej oceny.

Rozważasz zmianę obecnego biura rachunkowego? Sprawdź, na co zwrócić uwagę: Zmiana biura rachunkowego.

Szerzej o tym, dlaczego najniższa cena nie zawsze oznacza najniższy koszt, piszemy w tekście najdroższa księgowość to ta, która na początku wydawała się tania.

Kto ponosi konsekwencje błędów?

Zlecenie księgowości nie powoduje, że urząd skarbowy automatycznie przenosi zobowiązanie podatkowe na biuro. Podatnikiem pozostaje właściwa osoba lub podmiot. W przypadku podatku spółki będzie to co do zasady spółka, a nie automatycznie jej wspólnik. Kierownik jednostki zachowuje obowiązki określone w ustawie o rachunkowości także po powierzeniu ksiąg na zewnątrz. [Podstawa: Ordynacja podatkowa, art. 26; UoR, art. 4 ust. 5]

Nie oznacza to braku odpowiedzialności biura. Za nienależyte wykonanie umowy może ono odpowiadać wobec klienta na właściwych zasadach. W zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa przewiduje również obowiązek ubezpieczenia OC, z ustawowymi wyjątkami. Zakres ochrony, sumy i wyłączenia trzeba sprawdzić w konkretnej polisie. [Podstawa: KC, art. 471; UoR, art. 76h]

Prowadzisz spółkę i chcesz sprawdzić to zagadnienie dokładniej? Zobacz, jak wygląda organizacja pracy w spółce z o.o. oraz kiedy zagrożony jest prywatny majątek wspólnika lub zarządu: odpowiedzialność wspólnika i zarządu.

Naprawienie sytuacji może jednak wymagać od przedsiębiorcy czasu, dokumentów, korekt i wyjaśnień. Właśnie dlatego warto finansować rzetelną pracę i kontrolę na bieżąco, zamiast oceniać usługę wyłącznie po tym, czy do tej pory nie przyszło wezwanie z urzędu.

Ile powinna kosztować księgowość Twojej firmy?

Tyle, aby uzgodniony zakres dało się rzeczywiście wykonać przez osoby o odpowiednich kompetencjach, z czasem na kontrolę, kontakt i terminowe rozliczenia. Nie istnieje jedna kwota odpowiednia dla wszystkich firm.

Przy wycenie pytamy o rodzaj działalności, formę ewidencji, liczbę i rodzaj dokumentów, banki, waluty, pracowników oraz dodatkowe wymagania. Dzięki temu możemy określić, za co odpowiada biuro, jak będzie wyglądała współpraca i z czego wynika proponowana cena.

Chcesz porównać zakres, a nie tylko kwotę abonamentu? Prześlij informacje o swojej firmie. Przygotujemy propozycję obsługi i wyjaśnimy, co obejmuje wycena.

Zobacz cennik →