200 zł, 300 zł, 400 zł miesięcznie. Na pierwszy rzut oka oferta księgowości może wyglądać bardzo atrakcyjnie.
Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca po kilku miesiącach odkrywa, że niska cena obejmowała właściwie tylko wprowadzenie dokumentów do programu.
A za błędy, brak informacji, nieterminowe reakcje czy źle podjęte decyzje podatkowe płaci już sam przedsiębiorca.
I wtedy okazuje się, że najtańsza księgowość może być jedną z najdroższych usług w firmie.
Księgowość to nie liczba faktur
Wycena obsługi księgowej często sprowadzana jest do prostego pytania: „Ile mam dokumentów?”
Tymczasem 100 dokumentów w jednej firmie może oznaczać zupełnie inną pracę niż 100 dokumentów w drugiej.
Znaczenie mają między innymi:
- rodzaj działalności,
- liczba rachunków bankowych,
- rozliczenia zagraniczne,
- środki trwałe,
- leasingi,
- pracownicy,
- VAT,
- transakcje unijne,
- KSeF,
- struktura właścicielska,
- forma opodatkowania,
- sposób finansowania działalności.
Dlatego dobra księgowość nie polega na mechanicznym „zaksięgowaniu dokumentów”.
Polega na rozumieniu firmy.
Płacisz nie tylko za czas księgowej
Dobre biuro rachunkowe musi utrzymywać zespół, systemy księgowe, dostęp do aktualnych baz prawnych, zabezpieczenia danych, archiwizację, szkolenia i procedury kontroli.
Przepisy podatkowe zmieniają się stale.
A księgowa nie może powiedzieć przedsiębiorcy: „Nie wiedziałam, że przepisy się zmieniły”.
Dlatego część ceny obsługi księgowej to koszt czegoś, czego klient na co dzień nawet nie widzi: ciągłego aktualizowania wiedzy.
Najdroższy jest błąd, którego nikt nie zauważył
Dobry księgowy nie tylko księguje.
Powinien również dostrzec, że coś wygląda nietypowo.
Na przykład:
- gwałtownie rośnie należność,
- kontrahent nie zapłacił,
- firma traci płynność,
- rozrachunki nie zgadzają się z saldem,
- dokument został zaksięgowany drugi raz,
- brakuje faktury,
- sposób rozliczenia VAT powinien zostać zweryfikowany.
Często właśnie takie drobne sygnały pozwalają wychwycić problem, zanim stanie się naprawdę kosztowny.
„Nikt mi nie powiedział” to zdanie, którego przedsiębiorca nie powinien wypowiadać
Księgowość nie może być czarną skrzynką.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć: ile ma podatku, z czego wynika ta kwota i kiedy trzeba ją zapłacić.
Powinien także otrzymywać informację, jeżeli w jego firmie pojawia się coś, co wymaga decyzji.
To szczególnie ważne dzisiaj, kiedy księgowość coraz mocniej łączy się z technologią, KSeF-em, automatyzacją i raportowaniem elektronicznym.
Dlaczego dwie firmy o podobnej wielkości mogą płacić zupełnie inne kwoty?
Bo różny może być zakres odpowiedzialności biura.
Jedno biuro może ograniczyć się do zaksięgowania dokumentów i wysłania deklaracji.
Drugie może dodatkowo:
- kontrolować rozrachunki,
- pilnować terminów,
- analizować nietypowe zdarzenia,
- przygotowywać raporty,
- kontaktować się z urzędem,
- wspierać przedsiębiorcę podczas kontroli,
- pomagać przy zmianach podatkowych,
- wychwytywać ryzyka, zanim staną się problemem.
To nie jest ten sam produkt.
Dlatego porównywanie biur wyłącznie według ceny przypomina porównywanie samochodów tylko według liczby kół.
Dobra księgowość powinna dawać przedsiębiorcy spokój
Nie dlatego, że „wszystko jakoś się zaksięguje”.
Ale dlatego, że istnieje proces, kontrola i odpowiedzialność.
Przedsiębiorca powinien móc zająć się swoją firmą, mając świadomość, że po drugiej stronie są ludzie, którzy wiedzą, czego pilnować.
Cena księgowości jest widoczna co miesiąc na fakturze.
Cena złej księgowości często pojawia się dopiero po latach.
Jeśli chcesz zobaczyć, od czego konkretnie zależy cena obsługi, przeczytaj także: ile kosztuje biuro rachunkowe i od czego zależy cena księgowości oraz ile kosztuje dobra księgowość i za co płaci przedsiębiorca.
Szukasz księgowości, która nie kończy się na wprowadzaniu dokumentów?
Porozmawiajmy o tym, jak wygląda Twoja firma i jakiego zakresu obsługi rzeczywiście potrzebujesz.
